Die kurze Antwort
Eine brauchbare Weinliste in Excel hat eine Zeile pro Wein und eine Spalte pro Angabe: Weingut, Wein, Jahrgang, Region, Art, Menge, Lagerort und ein Trinkfenster mit Anfangs- und Endjahr. Einheitliche Schreibweisen, Filter und Auswahllisten halten sie über Jahre sauber. Als CSV gespeichert, lässt sie sich später auch in eine App übernehmen.
Wofür eine Weinliste in Excel gut ist
Eine Weinliste beantwortet drei Fragen: Was liegt da, wo liegt es, und was sollte bald getrunken werden? Solange ein Dutzend Flaschen im Regal steht, weißt du das auswendig. Wächst der Bestand, verlierst du den Überblick schneller, als man denkt. Dann stehen plötzlich zwei Flaschen desselben Weins an verschiedenen Orten, und eine davon ist über ihren besten Moment hinaus.
Eine Tabellenkalkulation hat gegenüber einem Heft einen klaren Vorteil: Du kannst sortieren, filtern und zählen. Mit wenigen Klicks siehst du alle Rotweine aus einer Region oder alle Flaschen in einem bestimmten Regal. Die Schritte unten beziehen sich auf Excel. In anderen Tabellenprogrammen funktionieren sie ähnlich, nur heißen manche Menüs dort anders.
Weinliste Vorlage: Diese Spalten brauchst du
Die folgende Vorlage deckt ab, was die meisten privaten Sammlungen brauchen. Übernimm die Spaltennamen in die erste Zeile deiner Tabelle und trag darunter pro Wein eine Zeile ein. Die Beispielzeile zeigt, in welcher Form die Angaben am besten hineinpassen. Eine Spalte für den Kaufpreis kannst du ergänzen, wenn du später wissen willst, was du wofür ausgegeben hast.
| Spalte | Beispiel | Wozu sie dient |
|---|---|---|
| Weingut | Weingut Beispiel | zum Sortieren und Wiederfinden |
| Wein | Riesling trocken | Name, wie er auf dem Etikett steht |
| Rebsorte | Riesling | zum Filtern nach Sorte |
| Jahrgang | 2023 | als Zahl, damit du rechnen kannst |
| Region | Mosel | zum Filtern nach Herkunft |
| Art | Weißwein | Rot, Weiß, Rosé, Schaumwein, Süßwein |
| Menge | 6 | nur die Zahl, ohne „Fl.“ |
| Lagerort | Keller | Raum oder Schrank |
| Fach | Regal 2, Reihe 3 | damit du die Flasche findest |
| Gekauft am | 2024-05-18 | Datum im Format Jahr-Monat-Tag |
| Trinken ab | 2024 | Beginn des Trinkfensters |
| Trinken bis | 2026 | Ende des Trinkfensters |
| Notiz | zu Fisch, sehr frisch | dein eigener Eindruck |
Eine Zeile pro Wein, eine Spalte pro Angabe
Die wichtigste Regel für eine Weinliste klingt banal: In jede Zelle gehört genau eine Angabe. Schreib also nicht „Riesling 2023, 6 Fl.“ in ein Feld, sondern verteil es auf Wein, Jahrgang und Menge. Nur dann kann Excel nach dem Jahrgang sortieren oder die Flaschen zusammenzählen. Verbundene Zellen, Leerzeilen als Trenner und Überschriften mitten in der Tabelle stören beim Filtern und später beim Export.
Gleiche Weine in verschiedenen Jahrgängen bekommen je eine eigene Zeile. Ein 2021er und ein 2023er reifen unterschiedlich und haben verschiedene Trinkfenster. Schaumwein ohne Jahrgang lässt du im Jahrgangsfeld einfach leer. Ein Wort wie „ohne“ würde die Spalte vom Zahlen- zum Textfeld machen, und dann klappt das Sortieren nicht mehr sauber.
Schreibweisen vereinheitlichen
Viele Weinlisten scheitern weniger an fehlenden Einträgen als an uneinheitlichen. Steht dieselbe Sorte einmal als Grauburgunder, einmal als Grauer Burgunder und einmal als Pinot Gris in der Liste, findet der Filter nur ein Drittel. Das Gleiche gilt für Weingüter mit und ohne das Wort „Weingut“ im Namen. Leg dich für jede Angabe auf eine Schreibweise fest und bleib dabei.
Am zuverlässigsten gelingt das mit einer Auswahlliste. Leg auf einem zweiten Blatt eine Spalte mit deinen Rebsorten, Regionen und Lagerorten an. Dann gehst du im Menüband auf Daten, Datenüberprüfung und wählst bei „Zulassen“ die Option „Liste“. Als Quelle markierst du deine Spalte. Ab jetzt wählst du den Wert per Klick aus, und Tippfehler haben keine Chance mehr.
Trinkreife-Spalte: Wann welcher Wein dran ist
Ein Trinkfenster ist der Zeitraum, in dem ein Wein am besten schmeckt. Trag es als zwei Jahreszahlen ein, dann kann Excel damit rechnen. Das Deutsche Weininstitut nennt als groben Richtwert, dass einfache trockene Weine innerhalb von drei Jahren getrunken werden sollten. Trockene Premiumweine vertragen fünf bis zehn Jahre. Genauer ist die Angabe des Erzeugers zur konkreten Flasche, frag im Zweifel dort nach.
Mit einer kleinen Formel zeigt dir die Liste selbst, was ansteht. Steht das Trinkfenster wie in der Vorlage oben in den Spalten K und L, schreibst du in Zeile 2 einer neuen Spalte: =WENN(JAHR(HEUTE())<K2;"warten";WENN(JAHR(HEUTE())<=L2;"jetzt";"drüber")). Zieh die Formel nach unten und filtere auf „jetzt“. Die Einträge mit „drüber“ öffnest du am besten zuerst.
Lagerort eintragen: so genau, dass du die Flasche findest
Ein Lagerort nützt nur, wenn er dich ohne Suchen zur Flasche führt. „Keller“ reicht bei zehn Flaschen, bei hundert nicht mehr. Teil den Ort deshalb in zwei Spalten: den Raum oder Schrank und darunter das Fach. Beschrifte die Regale im Keller genauso, wie sie in der Liste heißen. Dann passen Tabelle und Wirklichkeit zusammen, auch wenn jemand anderes eine Flasche holt.
Viele Listen veralten beim Umräumen. Trag jede Umlagerung sofort ein, am einfachsten mit dem Handy direkt vor dem Regal. Getrunkene Flaschen löschst du nicht, sondern setzt die Menge auf null. So bleibt die Zeile mit deiner Notiz erhalten, und du weißt beim nächsten Kauf, wie dir der Wein geschmeckt hat.
Formeln und Filter für deine Weinkeller-Liste
Markier die Tabelle und formatiere sie über Start als Tabelle. Excel setzt dann in jede Spaltenüberschrift einen Filterknopf, mit dem du nach Art, Region oder Lagerort filterst. Neue Zeilen am Ende gehören automatisch dazu. Für die Summe aller Flaschen genügt eine SUMME über die Spalte Menge. Wie viele Flaschen in einem bestimmten Raum liegen, verrät SUMMEWENN.
Stehen die Lagerorte wie in der Vorlage in Spalte H und die Mengen in Spalte G, lautet die Formel =SUMMEWENN(H:H;"Keller";G:G). In der deutschen Version trennst du die Teile einer Formel mit Semikolon. Eine bedingte Formatierung färbt dir außerdem alle Zeilen rot, deren Trinkfenster abgelaufen ist. Mehr Formeln braucht eine private Weinliste selten.
Weinliste als CSV exportieren und importieren
CSV ist das kleinste gemeinsame Format für Tabellen. Weinkeller-Apps und gängige Tabellenprogramme können es lesen. Beim Speichern als CSV sichert Excel allerdings nur das gerade geöffnete Blatt. Formeln, Farben und Auswahllisten gehen verloren, übrig bleiben die reinen Werte. Speicher deshalb immer zuerst deine normale Excel-Datei und erst danach eine CSV-Kopie.
Zwei Einstellungen entscheiden, ob die Datei beim Empfänger richtig ankommt. Das Trennzeichen hängt von den Ländereinstellungen ab: Ist das Komma dein Dezimalzeichen, trennt Excel die Spalten mit Semikolon. Für Umlaute wählst du beim Speichern die Variante „CSV UTF-8“. Beim Import gehst du auf Daten, Aus Text/CSV, stellst den Dateiursprung auf UTF-8 und prüfst in der Vorschau, ob das Trennzeichen stimmt.
Wann eine App sinnvoller ist als die Tabelle
Die Excel-Liste stößt an Grenzen, sobald du unterwegs oder im Keller etwas nachtragen willst. Am Handy ist eine breite Tabelle mühsam. Fotos von Etiketten lassen sich schlecht einbauen, und wer mit mehreren Personen an einer Datei arbeitet, überschreibt sich schnell gegenseitig. Auch Verkostungsnotizen passen schlecht in eine einzelne Zelle.
Gustofolio übernimmt eine bestehende Liste als CSV-Import. Im Keller legst du Lagerorte bis zum Fach an, also Keller, Regal, Reihe und Fach, und siehst Bestand und Verlauf der Umlagerungen. Zu jedem Wein zeigt die App Trinkreife und Trinktemperatur. Neue Flaschen erfasst du per Foto vom Etikett. Deine Sammlung kannst du jederzeit als CSV, Excel oder PDF exportieren, die Tabelle bleibt dir also erhalten.
Häufige Fragen zur Weinliste in Excel
Beim Anlegen einer Weinliste stellen sich fast immer dieselben praktischen Fragen. Es geht um fertige Vorlagen, um getrunkene Flaschen, um mehrere Blätter und um den Umzug in eine App. Die kurzen Antworten findest du hier, die ausführlichen Schritte stehen in den Abschnitten weiter oben.
Gibt es eine fertige Weinliste als Excel-Vorlage?
Die Tabelle oben ist deine Vorlage. Übernimm die Spaltennamen in die erste Zeile eines leeren Blatts, formatiere den Bereich als Tabelle und leg die Auswahllisten an. Das dauert wenige Minuten und passt genauer zu deinem Keller als eine fremde Datei.
Soll ich getrunkene Weine löschen?
Nein. Setz die Menge auf null und lass die Zeile stehen. Deine Notiz ist beim nächsten Kauf wertvoller als eine kürzere Liste. Filtere die Nullen aus, wenn du nur den aktuellen Bestand sehen willst.
Warum fehlt nach dem CSV-Export mein zweites Blatt?
Eine CSV-Datei enthält immer nur ein Blatt. Excel speichert beim Export das Blatt, das gerade geöffnet ist. Willst du mehrere Blätter weitergeben, speicherst du jedes einzeln als CSV.
Wie bekomme ich meine Excel-Liste in eine Wein-App?
Meist über eine CSV-Datei. Prüf vorher, welche Spalten die App erwartet, und benenne deine Spalten passend. Einheitliche Schreibweisen zahlen sich hier aus, weil sonst derselbe Wein zweimal angelegt wird.